Период складиштења кадровских докумената одређује Списак архивских докумената

Документ се сматра документованом информацијом снимљеном на материјалном медију и са потребама, преко којих се идентификује. За организацију брзог претраживања и правилног чувања докумената који се односе на особље, одјел за кадрове мора саставити и усвојити своју Номенклатуру случајева на једном јединственом систему који послује у организацији. Услови складиштења кадровских докумената, како је наведено у тачки 75 ГОСТ Р 51141-98, утврђују се Номенклатурним пословима организације, који се саставља узимајући у обзир периоде чувања наведене у Списку типичних архивских докумената који се формирају као резултат активности различитих органа и организација (одобрен 25.08. 2010 Налог о Министарству културе Руске Федерације бр. 558).

Служба управљања кадровима представља личне податке свих запослених у организацији. Према Листи, услови чувања налога за особље су 75 година, након чега се, према одлуци ЕПЦ-а (посебна стручна комисија за верификацију), одлажу. Ово се односи на поруџбине, налоге и друга документа која се односе на њих (информације у облику сертификата, сажетака, извјештаја):

• О пријему, комбинацији, трансферу, трансферу, отпуштању;
• О подизању нивоа квалификације, о атестирању, додели титула (редова);
• О наградама и промоцијама;
• О накнади рада, разним плаћањима и бонима;
• На одсуству, који се пружа за бригу о детету;
• На одсуству без плате;
• О промени презимена;
• О разним врстама празника за оне који раде у тешким, опасним и штетним условима рада;
• О дужностима везаним за главну дјелатност;
• На дугорочним пословним путовањима (у земљи и иностранству);
• На пословним путовањима запослених који раде у тешким, опасним и штетним условима рада.

За случајеве који садрже другу категорију налога, налога и разних документованих информација (који се односе на њих, сажетке, референце, информације или извјештаје) који се односе на годишње планиране и плаћене листе, дисциплинске акције, одмор за обуку, распореде дужности, краткорочна службена путовања (домаћа или инострана ), Листа утврђује 5-годишње услове чувања кадровских докумената.

У фасциклу (слуцај) могу се ставити само они документи за које се могу стављати исти услови складисања кадровских докумената. Сви су уређени у строгом редоследу. Случај почиње да се формира уз захтјев за запошљавање. Тада се допуњава упутством за преговоре или презентацију запосленом, упитником и списком кадровске евиденције са додатцима у лични проспект о подстицајима и особљу. У случају нужно је документ о образовању, као и аутобиографија. Изводи из налога за пребацивање, новог именовања или отпуштања запосленог, као и карактеристика, циљ сертификата и друга документа која се односе на одређеног запосленог, укључују се у појединачну групу. Сви документи у предмету уређени су хронолошким редоследом.

Свака изјава (жалба) и материјали о прегледу (уколико се не баве проблемима побољшања производних активности) односе се на документацију кадровске службе и укључују их у независну групу одвојену листом за сепарат. Ако се пријава (жалба) поново прими или ако се појаве додатни материјали, они су везани за ову групу. Документи су распоређени по абецедном или хронолошком реду. За ову категорију случајева, услови чувања кадровских докумената утврђују се и Номенклатури, узимајући у обзир Листу одобрену у Налогу бр. 558. Обухват сваког случаја јасно указује на нумеричку или алфабетску индексацију и, наравно, услове чувања кадровских докумената.