Информативни референтни документи су најважнија компонента савременог канцеларијског рада. Они су најчешће допуњена преписка институција и предузећа било којег облика власништва.
Значење и карактеристике
Информативни и референтни документи првенствено имају улогу помоћног посредника у односу на друге радне листове кадровске политике. Они нису обавезни и не садрже упутства, већ само пружају информације о стварном стању у предузећу, извештавају информације које служе као основа за доношење одлука и израду налога. Информациони референтни документи имају посебну карактеристику, која се састоји у њиховој смјерничности у контролном систему одоздо према горе, тј. Од обичног специјалисте до шефа одељења, од главе до заменика директора или директно генералном директору. Али постоје изузеци, на пример, кореспонденција (писмо службе, телеграм, е-маил, итд.) Служи за развој комуникација између запослених са једнаким обавезама.
Класификација по врстама
Референтни и информативни документи имају мноштво варијанти, укључујући: референце и извјештаје, сажетке, радње и прегледе, објашњења и писма, телеграме и телефонске поруке. Њихов прималац може бити и унутрашњи и спољни. Дакле:
• референтна документација означава радове са индивидуалним карактером који се издају на једнократном захтјеву и односе се само на једног запосленог;
• извештавање и упућивање одређује специфична периодичност испоруке примаоцу и доступност одређених стандардних образаца, фреквенција може бити квартална, годишња, недељна;
• аналитички се издаје како на појединачним (једнократним) тако и на периодичним (редовним) захтевима, има консолидовану природу, служи за прикупљање општих информација.
Унификација докумената
Састав, структура и поступак регистрације управљања информацијом се одређују на сваком предузећу појединачно у регулаторним актима кадровске политике. Међутим, обавезно је донијети све документе у одређену униформност у саставу и облику. Уједначавање докумената је успостављање оптималне униформности формата, сакупљање и фиксирање реквизита. Обједињени су пословни радови створени јединственим стандардима и правилима, који садрже све потребне информације за доношење одлука. Информативни и референтни документи нису изузетак и такође су предмет стандардизације. Спровођење унификације је неопходно како би се поједноставио и побољшао квалитет рада са документима, усмерио процес њиховог претраживања, припреме и извршавања, типизирао форме, смањио сложеност обраде и развио напредне методе и смањио листу кориштених. Упутство о организацији и контроли унификације додељено је матичној организацији за координацију и управљање УСД и ОЦСЕ.